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Services consulaires à Bruxelles — ce qu'une ambassade ou un consulat de votre pays peut faire pour vous, et quand il ne faut surtout pas y aller

Consulaire diensten in Brussel — wat een ambassade of consulaat van uw land voor u kan doen, en wanneer u er vooral niet naartoe mag

AVERTISSEMENT EN TÊTE. Si vous êtes réfugié reconnu, bénéficiaire de la protection subsidiaire ou EN COURS de demande de protection internationale (asile) en Belgique, ne contactez PAS l'ambassade ni le consulat de votre pays d'origine : ne demandez pas de passeport national, ne vous y inscrivez pas, n'y faites pas légaliser de document et ne voyagez pas dans ce pays. Le CGRA l'écrit sans détour : « Votre statut de réfugié vous interdit tout contact avec les autorités de votre pays d'origine » et « Vous ne pouvez plus demander de passeport à l'ambassade de votre pays d'origine. Si vous le faites, vous risquez de perdre votre statut de réfugié » (brochure « Vous êtes reconnu réfugié en Belgique », mars 2026). Base légale : loi du 15 décembre 1980, art. 55/3 (cessation, par renvoi à l'article 1 C de la Convention de Genève : la personne qui « s'est volontairement réclamée à nouveau de la protection du pays dont elle a la nationalité » cesse d'être réfugiée) et art. 55/3/1, § 2, 2° (retrait quand « le comportement personnel démontre ultérieurement l'absence de crainte de persécution ») ; pour la protection subsidiaire, art. 55/5 et 55/5/1. Pendant la procédure d'asile, un contact avec l'ambassade peut être retenu contre la crédibilité de la crainte. Ces personnes obtiennent leurs papiers auprès des autorités belges : titre de voyage pour réfugié (« passeport bleu ») à la commune, certificats d'état civil gratuits au helpdesk Réfugiés reconnus du CGRA, titre de voyage pour étranger avec accord du SPF Affaires étrangères. Pour tous les autres étrangers (séjour régulier ou non), le consulat de leur pays est la seule autorité qui délivre ou renouvelle leur passeport et leur carte d'identité nationale, documents que la commune exige pour presque toute demande de séjour, et il délivre actes d'état civil, procurations, légalisations et laissez-passer. Cette fiche explique ce qu'un consulat fait et ne fait pas, la différence entre consulat de carrière et consulat honoraire, l'inscription consulaire, la légalisation et l'apostille (SPF Affaires étrangères, service Légalisation, rue des Petits Carmes 27), et renvoie aux fiches par pays.

Qui peut venir

  • obligatoire : Vous n'êtes NI réfugié reconnu, NI bénéficiaire de la protection subsidiaire, NI demandeur de protection internationale en cours de procédure. Si vous l'êtes : ne contactez pas votre ambassade, adressez-vous à la commune, au CGRA (helpdesk 02 205 53 07) ou à un avocat. Une personne sous protection temporaire (Ukraine) n'est pas dans ce cas : elle peut contacter son consulat.
  • obligatoire : Vous avez la nationalité du pays concerné (ou vous êtes l'enfant, le conjoint d'un ressortissant pour certains actes). Un consulat ne délivre rien aux personnes d'une autre nationalité, sauf visas.
  • Vous habitez dans la circonscription du poste. Pour la plupart des pays, un seul poste couvre toute la Belgique ; pour le Maroc, la Turquie, l'Italie, la République dominicaine et la RD Congo, Bruxelles et Anvers (ou Charleroi, Liège) se partagent le territoire : vérifiez la fiche du pays.
  • La quasi-totalité des postes reçoivent uniquement sur rendez-vous pris en ligne (plateforme nationale : e-konsulat, econsulat, Prenot@mi, konsolosluk, e-consular, agendamentos.mne, MiConsulado…). Sans rendez-vous, on est en général refoulé, sauf pour un retrait de document ou une urgence.

À apporter

  • Toute preuve d'identité et de nationalité, même périmée : ancien passeport, carte d'identité nationale, carte consulaire, acte de naissance, livret de famille
  • Titre de séjour belge ou annexe (attestation d'immatriculation, annexe 15, 35…) ; sans séjour légal, beaucoup de postes acceptent quand même la demande de passeport — demandez-le explicitement
  • Photos d'identité aux normes du pays (souvent différentes des normes belges)
  • Preuve de résidence en Belgique (composition de ménage, bail, facture) pour l'inscription consulaire
  • Le montant des droits consulaires : la plupart des postes n'acceptent que la carte bancaire ou le virement préalable, plus le liquide
  • Pour un acte pour la commune ou le CPAS : demandez d'abord à la commune ou au CPAS QUEL document exact il veut (acte de naissance récent, certificat de célibat, attestation de nationalité…), puis au consulat s'il le délivre sur place ou s'il faut le faire venir du pays

Comment faire

  1. Vérifiez d'abord votre statut : protection internationale = pas de contact avec le pays d'origine

    Réfugié reconnu, protection subsidiaire ou demande d'asile en cours : n'allez pas au consulat. Réfugié : passeport bleu à la commune, actes d'état civil gratuits au helpdesk du CGRA (cgrefugees@ibz.fgov.be, 02 205 53 07, jours ouvrables 9h-12h et 13h-16h, formulaire CG 12 645 avec copie du titre de séjour). Le CGRA délivre attestation de réfugié, certificat de naissance, de mariage (si les deux conjoints sont en Belgique), de divorce, de veuvage, déclaration d'état civil, composition de famille ; il ne délivre ni carte d'identité, ni passeport, ni permis de conduire, ni diplôme. En cas de protection subsidiaire, le CGRA ne délivre pas d'actes d'état civil. Un acte de notoriété peut remplacer l'acte de naissance. Cette solution concerne notamment un mariage ou une naturalisation. Le juge de paix délivre cet acte. Pour voyager, le CGRA indique qu'un passeport peut être demandé au consulat. Il s'agit du consulat du pays d'origine. Mais ce contact ou un voyage au pays peut remettre le statut en question. Faites-vous conseiller (ADDE, BAJ, avocat) avant tout contact.

    helpdesk CGRA : réponse par courrier, documents gratuits

  2. Identifiez le bon poste : ambassade, section consulaire, consulat général de carrière ou consulat honoraire

    L'ambassade traite avec l'État belge ; c'est sa section consulaire ou un consulat général distinct qui reçoit le public. Un consulat de carrière (fonctionnaires du pays) délivre passeports, cartes d'identité, actes, procurations. Un consulat honoraire (une personne privée nommée à titre bénévole, souvent hors Bruxelles : Anvers, Gand, Liège…) ne délivre en général PAS de passeport ni de carte d'identité ; il oriente, parfois légalise une signature ou remet un document préparé ailleurs. La Belgique compte 302 missions étrangères et 186 consulats honoraires (SPF Affaires étrangères, février 2025). Adresses officielles : listes « Adresses des ambassades » et « Adresses des consulats généraux de carrière » de la Direction Protocole du SPF AE, mises à jour plusieurs fois par an.

    immédiat

  3. Inscrivez-vous au registre consulaire (immatriculation)

    La plupart des pays exigent d'être inscrit dans leur registre des nationaux à l'étranger avant de délivrer quoi que ce soit (Espagne « alta de residente », France « Registre des Français établis hors de France », Italie « AIRE », Algérie et Maroc « immatriculation », Ukraine et Bélarus « inscription consulaire »…). Cela demande passeport ou carte nationale, preuve de résidence en Belgique, parfois photos. L'inscription est en général gratuite et peut se faire par courrier ou en ligne. Elle sert aussi à voter de l'étranger et à être prévenu en cas de crise. Attention : elle n'a aucun effet sur votre séjour belge, ni en bien ni en mal.

    de quelques jours à quelques semaines

  4. Demandez le document dont la commune, le CPAS ou l'Office des étrangers a besoin

    Passeport ou carte nationale valable : exigé pour renouveler une carte A, B, F, pour un regroupement familial, une demande 9bis (preuve d'identité), un mariage ou une cohabitation légale, l'ouverture d'un compte. Acte de naissance ou de mariage : les consulats délivrent souvent un extrait ou une copie s'ils tiennent le registre, sinon ils font venir l'acte du pays (délais de semaines à mois) ; certains (RD Congo) délivrent une « attestation tenant lieu d'acte de naissance ». Certificat de célibat, de nationalité, de non-empêchement à mariage, casier judiciaire : selon le pays. Procuration (pour vendre un bien, gérer une succession, faire agir un proche au pays) : le consul agit comme notaire. Laissez-passer ou passeport temporaire : pour un retour d'urgence au pays quand le passeport est perdu, périmé ou pas encore prêt. Enregistrement d'une naissance ou d'un mariage survenu en Belgique : à faire au consulat pour que l'acte existe aussi dans le pays d'origine.

    passeport biométrique : de 2 à 12 semaines selon le pays (fabrication au pays d'origine) ; passeport temporaire ou laissez-passer : jours ; actes venant du pays : semaines à mois

  5. Faites légaliser ou apostiller le document pour qu'il soit accepté en Belgique

    Un acte établi À L'ÉTRANGER doit en principe être légalisé dans le pays d'origine puis par l'ambassade ou le consulat de Belgique sur place (vignette avec numéro de contrôle), ou porter une apostille si le pays est partie à la Convention de La Haye de 1961 (l'apostille remplace la légalisation). Les actes d'état civil entre États de l'Union européenne sont dispensés (règlement 2016/1191). Un document DÉLIVRÉ PAR UN CONSULAT ÉTRANGER EN BELGIQUE (procuration, attestation) doit en général être légalisé par le service Légalisation du SPF Affaires étrangères pour être utilisé devant une administration belge — ⚠ à confirmer pour chaque type d'acte auprès du service. Service Légalisation : rue des Petits Carmes 27, 1000 Bruxelles, uniquement sur rendez-vous, jours ouvrables 9h-12h30, pas de téléphone, elegalisation@diplobel.fed.be ; 25 € par légalisation ou apostille (tarif au 1er août 2026, 20 € auparavant), paiement électronique uniquement ; plateforme eLegalization pour les documents signés électroniquement (https://elegalisation.cloud.diplomatie.be/). Traduction : par un traducteur juré belge, si la commune l'exige.

    au guichet : immédiat pour un document de 4 pages maximum ; via eLegalization : 48 h (partenaires accrédités) à 5 jours ouvrables (notaires)

  6. Si aucun passeport national n'est possible : le titre de voyage belge pour étrangers

    Réservé aux réfugiés reconnus, aux apatrides et aux étrangers qui prouvent qu'ils ne peuvent pas obtenir de passeport de leur pays. Pour un non-réfugié : demander d'abord l'accord écrit du SPF Affaires étrangères par e-mail à passeport@diplobel.fed.be (objet : « Demande de titre de voyage pour étranger »), accord valable 15 jours, puis déposer la demande au service passeports de la commune. Il faut un séjour illimité (ou carte A avec mention selon la commune), une identité et une nationalité établies avec certitude et une attestation d'impossibilité (pour la protection subsidiaire : délivrée par le CGRA, CGRA-CGRA.Sub-Protection@ibz.be, datant de moins d'un mois ; Tibétains et personnes d'origine palestinienne en sont dispensés). Prix à Bruxelles-Ville : 90 € (60 € moins de 18 ans), urgent 260 €, super-urgent 320 € (réfugiés et apatrides seulement) ; à Etterbeek : 115 € / 70 €. Délai normal 8 à 10 jours ouvrables ; validité 2 ans. Ce titre n'est pas un passeport : plusieurs pays ne l'acceptent pas, vérifiez avant de réserver.

    accord SPF AE puis 8 à 10 jours ouvrables à la commune

  7. Cas particulier : protection temporaire (Ukraine)

    La protection temporaire n'est pas un statut de réfugié : elle est délivrée par l'Office des étrangers, pas par le CGRA, et le CGRA a suspendu depuis le 28 février 2022 le traitement des demandes d'asile ukrainiennes. Une personne sous protection temporaire voyage avec son passeport ukrainien et sa carte A, peut contacter l'Ambassade d'Ukraine pour renouveler passeport ou carte d'identité, et « peut aller en Ukraine » sans perdre la protection (Droits Quotidiens, 16/06/2025). Exception : si elle a introduit une demande de protection internationale en Belgique, l'avertissement de l'étape 1 s'applique. Hommes de 18 à 60 ans : depuis 2024, l'Ukraine conditionne la plupart des services consulaires à un document d'enregistrement militaire (application Reserve+ / Diia) ⚠ règles mouvantes, à confirmer sur belgium.mfa.gov.ua.

    selon l'Ambassade d'Ukraine

Bon à savoir

Première question, toujours : « Avez-vous demandé l'asile en Belgique, ou été reconnu réfugié ou protégé ? » Si oui : ni ambassade, ni consulat, ni passeport national, ni voyage au pays. Ni pour un mariage, ni pour un enterrement, ni « juste pour un acte de naissance ». Les documents viennent du CGRA et de la commune. Et une demande de passeport suffit à ouvrir un réexamen du statut. CCE, arrêt n° 164 790 du 25 mars 2016. La personne avait obtenu un passeport national, voyagé au pays — et perdu son statut. Piège fréquent : la commune ou le CPAS demande un « acte de naissance récent ». Pour un réfugié, c'est le certificat de naissance du CGRA qui le remplace. Gratuit, par courrier ou par e-mail. Deuxième piège : envoyer une personne sans papiers « à l'ambassade », sans rendez-vous ni identité prouvée. Elle sera refoulée. Rassemblez d'abord tout ce qui prouve la nationalité. Puis prenez rendez-vous en ligne — souvent via un écrivain public ou un EPN. Troisième piège : croire qu'un consulat honoraire fait un passeport. Il ne le fait presque jamais. Pour la protection temporaire ukrainienne, l'ambassade est au contraire la bonne porte. Passeport, carte d'identité, procuration. Exception : les hommes de 18 à 60 ans doivent d'abord régler leur enregistrement militaire. Un document consulaire n'est pas automatiquement accepté par la commune. Avant de payer, demandez à l'agent communal ce qu'il exige. Une légalisation du SPF AE (25 €) ? Une traduction jurée ? Enfin, ne dites jamais à un consulat qu'une personne a demandé l'asile. Les instances belges ne le font pas non plus.

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D'où viennent ces informations

Cette fiche a été écrite à partir des documents ci-dessous, à la date indiquée. Les horaires et les adresses changent : en cas de doute, appelez avant de vous déplacer.