Praktische Anleitung
Am Schalter oder Telefon sprechen: Was sagen Sie in welcher Reihenfolge?
Viele Anträge scheitern nicht an einem fehlenden Dokument, sondern an einem unklaren Satz beim Empfang. Hier finden Sie das Gespräch in der richtigen Reihenfolge und genaue Sätze. Dazu gehören die Bitte um eine Empfangsbestätigung und die Antwort bei einer Ablehnung.
Bevor Sie anfangen
- Ein Blatt Papier und einen Stift. Notieren Sie Datum, Uhrzeit und den Namen der Person, die mit Ihnen spricht.
- Ihre Dokumente in der Reihenfolge, in der Sie sie zeigen werden.
- Einen vorbereiteten Satz, der erklärt, was Sie beantragen. Sie finden ihn in Schritt 2.
- Wenn möglich, eine Begleitperson. Ein Antrag wird oft leichter angenommen, wenn zwei Personen gemeinsam vorsprechen.
Die Schritte in der richtigen Reihenfolge
Das sollten Sie vorher wissenRufen Sie wenn möglich an, bevor Sie hingehen. Die Sprechstunden ändern sich. Wenn die Tür geschlossen ist, haben Sie sonst einen ganzen Tag verloren.
Bevor Sie eintreten oder die Nummer wählen
Sie wenden sich gleich an diesen Dienst. Nehmen Sie ein Blatt Papier und einen Stift. Notieren Sie drei Dinge: Datum und Uhrzeit, den Namen Ihrer Ansprechperson und die Dokumente, die Sie noch bringen sollen. Diese drei Zeilen sind verlässlicher als Ihre Erinnerung, wenn Sie später beweisen müssen, dass Sie dort waren.
Der erste Satz beim Empfang
Begrüßen Sie die Person. Sagen Sie dann in einem Satz, was Sie beantragen möchten. Erzählen Sie noch nicht Ihre ganze Geschichte. Der Empfang muss nur wissen, an wen er Sie weiterleiten soll. Sagen Sie: „Guten Tag. Ich möchte bei diesem Dienst einen Antrag auf Hilfe stellen.“
Erklären Sie den Grund in einem Satz
Nennen Sie nur den wichtigsten Grund und sagen Sie ihn einfach. Sie müssen sich weder rechtfertigen noch entschuldigen. Hilfe zu beantragen ist ein Recht und keine Gefälligkeit. Werden Sie unterbrochen, lassen Sie die Person ausreden und wiederholen Sie danach ruhig Ihren Satz. Sagen Sie: „So ist meine Situation heute. Deshalb stelle ich diesen Antrag.“
Das sollten Sie vorher wissenEin fehlendes Dokument ist kein Grund, die Registrierung Ihres Antrags abzulehnen. Mit dem Registrierungsdatum beginnen Ihre Fristen, nicht erst mit dem Datum der vollständigen Akte.
Zeigen Sie Ihre Dokumente, eins nach dem anderen
Zeigen Sie Ihre Dokumente einzeln und nennen Sie jedes Dokument laut. Behalten Sie die Originale in der Hand; der Dienst kann Kopien davon machen. Geben Sie niemals ein Original ab, ohne eine schriftliche Quittung zu erhalten. Sagen Sie offen, wenn ein Dokument fehlt. Auch ein unvollständiger Antrag muss registriert werden. Sagen Sie: „Hier sind die Dokumente, die ich habe. Die fehlenden Dokumente bringe ich später.“
Das sollten Sie vorher wissenVerlassen Sie den Schalter nicht ohne dieses Dokument. Kann die Empfangsbestätigung nicht sofort ausgehändigt werden? Fragen Sie, auf welchem Weg und bis wann Sie sie erhalten. Notieren Sie die Antwort und den Namen Ihrer Ansprechperson.
Bitten Sie um die Empfangsbestätigung — der genaue Satz
Dies ist der wichtigste Moment des Gesprächs. Die datierte Empfangsbestätigung beweist, dass Ihr Antrag existiert. Ohne sie hat der Antrag offiziell nicht begonnen und keine Frist läuft. Bitten Sie ruhig darum und warten Sie, bis Sie das Dokument in der Hand haben. Sagen Sie genau: „Können Sie meinen Antrag bitte heute registrieren und mir eine datierte Empfangsbestätigung geben?“
Das sollten Sie vorher wissen„Schnell“ ist keine genaue Frist. Bitten Sie um einen Zeitraum, zum Beispiel „zwischen diesem und jenem Datum“, und notieren Sie ihn genau.
Notieren Sie vor dem Gehen die nächsten Schritte
Lassen Sie vier Punkte wiederholen und schreiben Sie sie auf: Was fehlt? Wie reichen Sie es ein? Wer bearbeitet Ihre Akte? Wann erhalten Sie eine Antwort? Lesen Sie Ihre Notizen laut vor. So kann ein Missverständnis sofort geklärt werden. Sagen Sie: „Ich fasse zusammen: Diese Dokumente muss ich bringen, an diese Person wende ich mich, und innerhalb dieser Frist erhalte ich eine Antwort. Ist das richtig?“
Das sollten Sie vorher wissenGehen Sie nicht mit einem mündlichen „Nein“ als einziger Antwort weg. Dagegen können Sie kein Rechtsmittel einlegen. Eine schriftliche und begründete Ablehnung eröffnet einen Rechtsweg.
Wenn man Sie nicht empfängt oder Ihren Antrag nicht registriert
Das kann passieren. Sie haben deshalb nichts falsch gemacht. Bleiben Sie ruhig und höflich. Fragen Sie nach dem Namen der Person und bitten Sie um ein Gespräch mit einer verantwortlichen Person. Verlangen Sie die Ablehnung SCHRIFTLICH. Eine nur mündliche Ablehnung kann nicht nachgewiesen werden. Wenn nichts hilft, gehen Sie hinaus und notieren Sie Uhrzeit und Namen. Kommen Sie mit Begleitung zurück. Ein Sozialdienst, ein Verein, eine kostenlose Schreibhilfe oder das Büro für juristischen Beistand kann Sie begleiten. Ein gemeinsam vorgetragener Antrag wird oft leichter angenommen. Sagen Sie: „Ich bitte darum, meinen Antrag heute zu registrieren. Wenn Sie ihn ablehnen, geben Sie mir die Ablehnung bitte schriftlich und mit Begründung.“
Diese Anleitung gibt Orientierung, aber keine Rechtsberatung. Die Abläufe sind je nach Gemeinde verschieden. Rufen Sie an, bevor Sie hingehen. Bei unmittelbarer Gefahr rufen Sie 112 an.